社内のAI利用ルールは、どう作ればいい？ChatGPTで下書きする指示文
社内のAI利用ルールは、社長か責任者が次の5つを先に決め、そのメモをAIに渡して下書きさせます。①使ってよいサービス、②AIに使わせる仕事、③入れてはいけない情報、④できた文章を誰が確認するか、⑤間違えて入れたときに誰に伝えるか、です。指示文には「メモにないことを足さない」「決まっていないことは『決めること』に書き出す」を入れてください。下書きは、1枚に収まる長さにしてから職員に配ります。
AIにルールを丸ごと作らせると、どうなるか
生成AIに「社内のAI利用ルールを作って」とだけ頼むと、「機密情報を入力しない」「情報セキュリティに十分留意する」のような、どの会社にも当てはまる文が並びます。職員がこのルールを読んでも、「お客様の名前は機密情報に入るのか」「スマホで使ってよいのか」が分かりません。分からないまま、職員はそれぞれの考えでAIを使い続けます。
入れてよい情報の線引きは、仕事の中身を知っている社長や責任者にしか決められません。AIに任せられるのは、決めた内容を、職員が読んで迷わない文章に整える作業です。
先に決めておく5つのこと
AIに渡す前に、次の5つを箇条書きのメモにします。話し言葉のままで構いません。
- 使ってよいサービス（会社で契約したものだけか、無料版も使ってよいか。個人のスマホやアカウントで使ってよいか）
- AIに使わせる仕事（お知らせの下書き、メールの文面、掲示物など）
- 入れてはいけない情報（「個人情報」とまとめず、お客様の名前、電話番号のように中身で書く）
- できた文章を誰が確認するか（作った本人か、外に出すものは責任者か）
- 間違えて入れてしまったときに、誰に、いつまでに伝えるか
決めきれない項目は、空けたままで構いません。後で紹介する指示文で、空いている項目をAIに「決めること」として書き出させます。
実際に使う指示文と、出力の例
あなたは当社の事務担当です。下の【メモ】は、社長が決めた「社内で生成AIを使うときの決まり」です。これを、職員が読んで、そのとおりに動ける社内ルールの文章にしてください。 守ること 1. 【メモ】に書いてあることだけを使う。メモにない決まり・注意・理由を足さない 2. 「機密情報」「個人情報」のようなまとめた言葉で済ませず、メモにある具体例をそのまま書く 3. 1つの番号には、1つの決まりだけを書く 4. 「してよいこと」を「してはいけないこと」より先に書く 5. 職員が「これはどうするの？」と迷いそうなのに、メモで決まっていないことは、最後の「決めること」に書き出す 6. A4用紙1枚に収まる長さにする 7. 次の順で書く (1) ルールの名前 (2) 使ってよいサービス (3) AIに使わせる仕事 (4) AIに入れない情報 (5) できた文章の確認 (6) 間違えて入れたとき (7) 見直す時期 (8) 決めること 【メモ】 （社長が決めた内容を貼り付ける）
たとえば、薬剤師3人・事務4人の調剤薬局で、管理薬剤師が次のメモを書いたとします。薬局・内容はすべて架空です。
・使うのは薬局で契約したAIのサービスだけ。無料版とか、自分のスマホの個人アカウントで仕事の文章は作らない ・使っていいのは、薬局だより、待合の掲示物、職員向けのお知らせ、求人の原稿、業者さんへのメールの下書き ・入れないもの：患者さんの名前・生年月日・住所・電話・処方の内容・保険証の番号。職員の住所や給料。卸さんとの値段 ・できたものは作った人が読み直す。患者さん向けの掲示物と薬局だよりは、管理薬剤師が見てから出す ・間違えて入れたら、その日のうちに管理薬剤師に言う。怒らない ・半年に1回見直す。次は4月
(1) ルールの名前 当薬局で生成AIを使うときの決まり (2) 使ってよいサービス 1. 仕事で使うのは、薬局で契約したAIのサービスだけにする 2. 無料版のAIサービスでは、仕事の文章を作らない 3. 自分のスマホや個人のアカウントでは、仕事の文章を作らない (3) AIに使わせる仕事 4. 次の文章の下書きに使ってよい ・薬局だより ・待合室の掲示物 ・職員向けのお知らせ ・求人の原稿 ・業者さんへのメール (4) AIに入れない情報 5. 患者さんの名前・生年月日・住所・電話番号を入れない 6. 処方の内容と、保険証の番号を入れない 7. 職員の住所と給料を入れない 8. 卸さんとの取引の値段を入れない (5) できた文章の確認 9. AIが作った文章は、作った人が読み直してから使う 10. 患者さん向けの掲示物と薬局だよりは、管理薬剤師が確認してから出す (6) 間違えて入れたとき 11. 入れてはいけない情報を入れてしまったら、その日のうちに管理薬剤師に伝える 12. 伝えた人を責めない (7) 見直す時期 13. 半年に1回見直す。次の見直しは4月 (8) 決めること ・管理薬剤師が休みの日に、間違えて入れたことを誰に伝えるか ・(3)にない仕事（患者さんに渡す説明の紙など）にAIを使いたいとき、誰に聞くか ・退職した職員のアカウントを、いつ、誰が止めるか ・このルールを職員にどう伝え、読んだことをどう確かめるか
メモでは「入れないもの」が1行にまとまっていましたが、出力では患者さん・職員・取引先の情報に分けて番号が振られています。「怒らない」は、職員が読む文として「伝えた人を責めない」に書き直されました。AIは「管理薬剤師が休みの日は薬局長に伝える」のような決まりを自分で足さず、(8)の決めることに回しています。メモからは決められないためです。(8)は、管理薬剤師が決めて、メモに書き足す項目として使えます。
出力の例は、架空の薬局のメモを使って当社が生成AIで作った一例です。使うサービスや実行のたびに、文面は変わります。
思いどおりに出てこないときの直し方
「メモにないことを足さない」と指示しても、「法令を守る」「情報の取り扱いに注意する」のような一般的な文が混ざることがあります。職員が読んでも何をすればよいか分からない文は、消してください。混ざる日が続く場合は、指示文の1のあとに「一般的に必要そうな決まりも、メモになければ書かない。必要そうなら(8)に書く」と書き足します。
「個人情報を入れない」のように、まとめた言葉に戻ってしまうときは、メモの書き方を見直してください。メモに「患者さんの名前」「電話番号」と中身が書いてあれば、AIはその言葉で書きます。
A4用紙1枚に収まらないときは、説明の文をAIに削らせます。指示文の6を「A4用紙1枚に収める。各番号は1行にする」に変えてください。
(8)の決めることを決めたら、メモに書き足して、もう一度AIに下書きさせます。番号を振り直す手間がかかりません。
社内で始めるときに気をつけたいこと
この記事のルールは、就業規則とは別の、社内の申し合わせとして作ることを前提にしています。就業規則に入れる場合は、届け出などの手続きが必要になることがあるため、社会保険労務士などの専門家に相談してください。
医療・介護の事業所では、業界の団体や行政が示している指針があります。患者さんや利用者の情報の扱いは、それらの指針を確かめてから決めてください。
会社で契約するサービスは、入力した内容がAIの学習に使われるかどうかを、設定画面と利用規約で確かめてから使ってください。設定は、使い始める前に責任者が決めます。
ルールができたら、朝礼やミーティングで一度読み合わせてください。配るだけにすると、読まれないまま使われることがあります。ルールの最後に、作った日と、聞きたいことがあるときの相談先を書いておきます。
自社に合ったルールのひな形がほしい場合
当社の「AI利用ルール策定支援」では、業種に合わせて、入れてよい情報といけない情報の線引き、確認の義務、事故が起きたときの報告、アカウントの管理、見直しの時期を含めた社内ルールのひな形をお渡しします。使ってよいサービスの一覧も含みます。ルールを定めるのは御社です。当社が行うのは、ひな形の提供と助言です。