AIで業務効率化を進めるには？ 大分の中小企業向けに、始め方と費用を説明します
ChatGPTなどの生成AI（文章を読んで、要約や下書きを作れるAI）で効率化しやすいのは、「文章を書く・まとめる・整える」業務です。議事録、見積書の文面、メールの返信、日報のまとめ、手順書づくりなどが当てはまります。一方、金額の計算や最終的な判断は、AIに任せない方が安全です。まず、自社のどの業務が当てはまるかを洗い出すところから始めます。
AIで効率化しやすい業務・しにくい業務
中小企業の業務で、生成AIが手伝いやすいものと、任せない方がよいものを整理しました。「しやすい」業務でも、AIが作るのは下書きです。最後は必ず人が確認します。
| 業務 | AIに任せやすいこと | 人がやること |
|---|---|---|
| 議事録 | 録音の文字起こしやメモから、決定事項・担当・期限を整理する | 内容が発言どおりかの確認 |
| 見積書 | 依頼メモから品目・含まれるもの・確認事項を書き出す | 金額の計算（表計算ソフトで行う） |
| メール・問い合わせの返信 | 返信の下書き、ていねいな言い回しへの書き直し | 約束してよい内容かの判断、送信 |
| 日報・報告のまとめ | 複数の日報から、共通する課題や件数をまとめる | まとめを受けて何をするかの判断 |
| 手順書・マニュアル | 口頭の説明やメモを、番号付きの手順に整える | 実際の作業と合っているかの確認 |
| 求人原稿・チラシの文面 | 伝えたい条件から、読みやすい文章の案を複数出す | 条件や表現が事実と合っているかの確認 |
反対に、AIだけで進めるのに向かないのは、計算が正確でなければ困る作業、法律や税金の個別の判断、お客様の個人情報をそのまま扱う作業です。これらは、AIに下書きの一部だけを任せるか、使わない判断をします。
議事録と見積書については、そのまま使える指示文と出力の例をコラムで公開しています。
業務効率化がうまく進まない会社に多いこと
「AIを入れたのに、結局使われていない」という声の多くは、次のどれかが原因です。
- どの業務に使うかが決まっていない。「何にでも使える」状態だと、忙しい現場では誰も使いません
- 何を入力してよいかが決まっていない。不安な社員は使わず、気にしない社員は個人のスマホで使う、という状態になりがちです
- 使い方を実際の業務で体験していない。一般的な研修だけでは、自分の仕事にどう使うかが分かりません
AIによる業務効率化の進め方（4ステップ）
当社では、次の順番で進めます。すべてを頼む必要はなく、途中のステップから始めることもできます。
1. どの業務に使えるかを洗い出す
業務を一通り書き出し、AIが効く業務と効かない業務に分けます。効く業務は、市販のサービスで足りるものと、自社向けに作る必要があるものに分けます。
業務AI診断（55,000円）の内容を見る
2. 会社として使う環境とルールを決める
会社で使うAIサービスの契約・アカウント・設定を整え、何を入力してよいかの社内ルールを決めます。ルールは、当社がひな形と書き方の助言をお渡しし、御社が決めます。
AI環境構築パッケージ（88,000円〜）／AI利用ルール策定支援（44,000円）
3. 実際の業務で使えるようにする
社員の方にお持ちいただいた実際の業務を、その場でAIを使って動く形にする3時間の研修です。
AI実践研修（165,000円）の内容を見る
4. 時間のかかる業務を、自社向けに組み上げる
議事録・見積・手順書など、特定の業務1つを、社員が自分で回せるAIの仕組みにします。導入後の疑問には相談窓口で答えます。
自社仕様AI構築（330,000円）／AI相談窓口（月額33,000円）
料金はすべて税込です。研修費用は、補助金の対象となる場合があります。要件は年度ごとに変わるため、最新の公募要領をご確認ください。料金の一覧を見る
よくある質問
パソコンが得意な社員がいなくても始められますか。
始められます。生成AIは、文章で頼むと文章で返してくれる道具なので、メールが書ければ使えます。最初に「どの業務に・どう頼むか」を決めておくと、パソコンが苦手な方でも使い始めやすくなります。
無料版のChatGPTではだめですか。
試すだけなら無料版でかまいません。ただ、無料版や個人向けのプランでは、入力した内容がサービスの改善に使われる設定になっていることがあります。業務で使うなら、会社としてどのサービスをどの設定で使うかを決めてからにしましょう。
どのくらい時間が減りますか。
業務の内容と、いまのやり方によって大きく変わるため、一律の数字はお伝えしていません。業務AI診断では、業務ごとにいまかかっている時間をお聞きし、AIが効きそうな業務とそうでない業務を分けてお伝えします。
大分県外でも依頼できますか。
できます。打ち合わせと診断はオンラインで行います。